Privacyverklaring

Wie zijn wij?

Kamply is het online inschrijf- en beheerplatform voor kamporganisaties (handelsnaam Kamply). Wij organiseren zelf geen kampen: wij leveren de software waarmee organisaties inschrijvingen, betalingen, communicatie en administratie beheren.

Website: https://kamply.be
Contact: per e-mail naar matteo@kamply.be

Afhankelijk van de situatie zijn wij verwerkingsverantwoordelijke of verwerker (zie punt 2).

1. Voor wie geldt deze verklaring?

Deze verklaring geldt voor:

• de websites kamply.be en www.kamply.be (informatie, prijzen, partners, accountaanvraag en beheerlogin);
• het beheerportaal voor organisatoren (/beheer en het admin-gedeelte);
• de inschrijfsites van klantorganisaties op Kamply (via kamply.be/o/… of een eigen domeinnaam);
• communicatie via e-mail en andere kanalen die wij in dat kader gebruiken.

Deze verklaring geldt niet voor de kampwerking, website of ouderrelatie van een specifieke kamporganisatie. Die organisatie heeft een eigen privacyverklaring als verwerkingsverantwoordelijke van haar inschrijvingen.

2. Onze rollen (AVG)

2.1 Kamply als verwerkingsverantwoordelijke

Wij bepalen zelf doel en middelen wanneer het gaat om het runnen van het Kamply-platform. Dat geldt onder meer voor:

• bezoekers van kamply.be;
• aanvragen via “Nu starten” (screening en accountaanmaak voor een organisatie);
• accounts van organisatoren / admins op het platform;
• facturatie en contractbeheer van onze SaaS-dienst;
• beveiliging, fraudepreventie, support en verbetering van het platform;
• cookies en (optionele) webstatistieken op kamply.be.

2.2 Kamply als verwerker

Wanneer een kamporganisatie Kamply gebruikt om haar inschrijvingen, ouderaccounts, kindgegevens, betalingen of mails te beheren, is die organisatie de verwerkingsverantwoordelijke. Kamply is dan verwerker: wij verwerken die gegevens in opdracht en volgens de instructies van de organisatie, om de software te leveren.

Ouders, kinderen en andere betrokkenen van een kamporganisatie oefenen hun rechten in de eerste plaats uit bij die organisatie. Wij helpen de organisatie waar nodig om verzoeken uit te voeren.

Met klantorganisaties maken wij afspraken over verwerking (onder meer via de verwerkersovereenkomst / onboarding), inclusief beveiliging en first-line support.

3. Welke gegevens verwerken wij?

3.1 Websitebezoekers (kamply.be)

• technische gegevens nodig om de site te tonen (o.a. noodzakelijke cookies, sessie);
• cookievoorkeuren (lokale opslag);
• webanalytics, alleen indien je analytics-cookies aanvaardt (via Google Tag Manager);
• IP-adres tijdelijk voor rate limiting bij bepaalde API’s (niet als vast profielveld bewaard).

3.2 Aanvragers en organisatoren

Via “Nu starten” en het beheerportaal kunnen wij verwerken:

• identiteit en contact: voornaam, familienaam, e-mail, telefoon, functie/rol;
• account: wachtwoord (gehasht), eventueel Google- of Microsoft-login;
• organisatiegegevens: naam, rechtsvorm, ondernemingsnummer, stad/postcode, website, omschrijving, gewenste slug en eventueel eigen domein;
• inschatting van volume (kampdagen, kinderen per dag), facturatievoorkeur, interesse in attesten, marketplace-listing;
• hoe je Kamply gevonden hebt en vrije toelichting;
• onboarding- en instellingsgegevens (branding, mails, Mollie-koppeling, domein-DNS, voorwaarden-URL’s);
• gebruik van het beheerportaal (inlog, acties nodig voor support en beveiliging).

Een concept van het aanvraagformulier kan tijdelijk in je browser (session storage) blijven staan, zonder wachtwoord, tot je het indient of de sessie sluit.

3.3 Gegevens die organisaties in Kamply zetten (verwerker)

Het platform kan, afhankelijk van wat de organisatie activeert, onder meer deze categorieën bevatten. Niet alles is altijd van toepassing:

• ouder-/klantaccounts: identiteit, contact, adres, login, gekoppelde gezinsaccounts, nieuwsbriefvoorkeur van de organisatie, betalings- en saldo-informatie;
• kinderen: identiteit, geboortegegevens, school, rijksregisternummer waar nodig (o.a. attesten), kansentarief / UiTPAS, fiscale contactpersoon, medische en zorggegevens, aanwezigheid;
• inschrijvingen: dagen, locatie, prijs, kortingen, wachtlijst, aanvaarding van de voorwaarden van de organisatie, betalingsstatus;
• communicatie namens de organisatie: transactionele e-mails, mailbox in het beheer;
• uploads (bewijsstukken, logo’s, documenten, handtekeningen voor attesten);
• technische logs en foutmeldingen gekoppeld aan een account, voor beveiliging en foutopsporing.

Bijzondere categorieën (o.a. gezondheidsgegevens) worden alleen verwerkt omdat de organisatie die nodig heeft voor veilige kampwerking; Kamply slaat ze op in het kader van de dienst, met toegangsbeperking tot bevoegde accounts van die organisatie.

4. Op welke rechtsgrondslag?

Als verwerkingsverantwoordelijke steunen wij op:

• Overeenkomst / precontractueel — accountaanvraag, screening, levering van het platform, facturatie;
• Wettelijke verplichting — o.a. boekhoudkundige bewaarplicht;
• Toestemming — o.a. analytics-cookies, en waar het aanvraagformulier expliciete akkoordverklaring vraagt;
• Gerechtvaardigd belang — beveiliging, fraudepreventie, manuele screening van aanvragen, support, verbetering van de dienst — steeds afgewogen tegen jouw rechten.

Als verwerker verwerken wij gegevens op instructie van de organisatie. De organisatie bepaalt de rechtsgrondslag tegenover haar betrokkenen (overeenkomst, wettelijke plicht, toestemming, gerechtvaardigd belang, …).

5. Voor welke doelen?

Wij nemen geautomatiseerde verwerkingen (prijsindicatie bij aanvraag, slug-beschikbaarheid, herinneringsmails van de organisatie). Screening van nieuwe organisaties gebeurt met menselijke tussenkomst.

6. Hoe lang bewaren wij gegevens?

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig voor het doel, met inachtneming van wettelijke termijnen.

• Aanvragen en organisatoraccounts: zolang de klantrelatie loopt, plus een redelijke termijn daarna voor support, geschillen en wettelijke plichten;
• Facturatie- en boekhoudkundige gegevens: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht);
• Gegevens in de tenant van een organisatie (inschrijvingen, kinderen, …): volgens de instructies en retentie van die organisatie, en zolang het contract de hosting vereist; na einde van de dienst verwijderen of teruggeven wij de gegevens binnen een redelijke termijn, behalve wat wij wettelijk moeten bewaren;
• Concept van het aanvraagformulier: tot het einde van de browsersessie;
• Cookies / lokale opslag: zie punt 10.

Wil je eerdere wissing (binnen de wettelijke grenzen), zie punt 8.

7. Hoe beveiligen wij gegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, onder meer:

• toegang beperkt tot bevoegde personen, met persoonlijke accounts;
• wachtwoorden gehasht; beveiligde tokens;
• HTTPS / beveiligde verbindingen;
• gescheiden tenants per organisatie (gegevens van organisatie A zijn niet zichtbaar voor organisatie B);
• gescheiden rechten (ouder / organisator-admin / platformbeheer);
• hosting en diensten bij professionele verwerkers (zie punt 8).

Geen beveiliging is 100%. Bij een inbreuk met risico voor jou melden wij dit waar de wet dat voorschrijft (en, als verwerker, aan de betrokken organisatie).

8. Delen wij gegevens met derden?

Wij verkopen jouw gegevens niet voor marketing of commerciële doeleinden van derden.

Wij kunnen gegevens delen met dienstverleners die ons helpen het platform te leveren:

Met verwerkers sluiten wij waar nodig verwerkersovereenkomsten. Doorgifte buiten de EER kan voorkomen via internationale cloud-/techdiensten; wij kiezen partners die passende waarborgen bieden (bv. standaardcontractbepalingen), voor zover van toepassing.

Overheden of gerechtelijke bevelen: alleen waar wettelijk verplicht. Gemeenten / kansentarief / UiTPAS: dat deelt de organisatie in haar rol als verantwoordelijke; Kamply faciliteert hoogstens de software.

9. Welke rechten heb jij?

Onder de AVG heb je (onder voorwaarden) recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking, bezwaar, overdraagbaarheid, intrekking van toestemming, en om niet onderworpen te worden aan uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen, voor zover van toepassing.

Organisatoren / websitebezoekers van Kamply: mail naar matteo@kamply.be. Wij bevestigen doorgaans binnen 3 werkdagen de ontvangst en behandelen het verzoek binnen de wettelijke termijn (in principe 1 maand, verlengbaar in complexe gevallen).

Ouders en andere betrokkenen van een kamporganisatie: richt je tot die organisatie (hun contact of privacyverklaring). Self-service in het ouderaccount laat vaak al toe om profiel- en kindgegevens te wijzigen. Volledige accountwissing of data-export is niet altijd volledig geautomatiseerd.

Het uitoefenen van rechten is kosteloos, tenzij het verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is.

10. Cookies en tracking

Op kamply.be en de inschrijfsites gebruiken wij noodzakelijke cookies (werking, sessie, tenant/branding) en, na toestemming, statistiek-/analytics-cookies (via Google Tag Manager).

Je kunt voorkeuren beheren via de cookiebanner. Cookievoorkeuren openen

Wij gebruiken geen locatie-tracking en geen biometrie voor login.

11. Klachten

Heb je een klacht over onze verwerking van persoonsgegevens:

1. Contacteer ons eerst via matteo@kamply.be; en/of
2. Dien een klacht in bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
   Adres: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
   Tel.: 02/274.48.00
   E-mail: contact@apd-gba.be

Bij schade kun je je ook wenden tot de bevoegde rechtbank.

12. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring eenzijdig wijzigen. De actuele versie staat steeds op deze pagina. Bij wezenlijke wijzigingen brengen wij je actief op de hoogte (bv. via e-mail of een melding bij login), voor zover redelijk.

13. Toepasselijk recht

Deze verklaring wordt beheerst door Belgisch recht. Bij geschillen zijn de rechtbanken van het rechtsgebied Antwerpen exclusief bevoegd, onverminderd dwingende bescherming voor consumenten.

Korte samenvatting